自动化任务配置经验与技巧

小逸发表于:2014年12月17日 早上 00:53:49更新于:2016年04月21日 下午 3:19:43

自动化任务跟触发器比较类似,因为他们都遵循满足一些条件后执行某些动作,比如改变工单状态,或执行邮件提醒等操作。但是自动化任务一般都是基于时间的任务,它们都是在在满足某个条件多少时间后,执行设定的操作,而不是满足某个条件立即执行设定的操作。只有管理员可以添加和管理自动化处理任务。

自动化任务处理帮助您管理工作流程而且简化操作,因为它可以自动帮您完成您设定的操作。

下面是默认初始化时,平台默认设置的自动化任务项目


关闭4天以后的状态是已解决的工单

已解决的工单,在4天以后没有被重新打开受理,那么状态就会自动被设为已关闭,作为工单归档。已关闭的工单只能查看,不能再进行受理操作


24小时后客户没有确认回复工单发送提醒

在工单被设置为等待回复状态后,需要用户对处理结果进行确认,但是如果24小时后用户都没确认,那么发送邮件提醒给用户,让其来确认处理结果。


了解您自身的需求

您需要了解您自身企业的需求,比如在什么情况下若干时间后执行什么操作。

您所执行的任务应该是延迟发生的,在某项操作完成后若干时间后,由系统自动完成某种操作。

当然了,如果您的需求简单,完全可以不用配置自动化任务即可开始使用,官方默认的自动化任务能满足基本需求。


自动化任务特征

在系统中,自动化任务是每1小时执行一次,系统会在一个小时的开始去判断所有满足条件的自动化任务条件,同时批量执行自动化任务执行动作。所以说自动化任务是循环执行的,这个是和触发器最大的区别之一,而触发器只执行一次,不会多次执行。


自动化任务注意事项

由于自动化任务是循环操作执行的任务,所以需要避免因配置不当而导致的无限循环执行,(比如配置不当有可能每小时都给你发一封邮件等)。在这里需要注意几点:


1. 如果条件里设置了基于时间的条件是大于或者小于某小时数,那么设置的某一项动作必须否定掉设置的某一项条件,这样当再次执行时,条件就不再被满足了,自动化任务也就不会继续执行下去了。

如果不太好理解这一条,我可以举个例子:比如设置某条件 工单被创建后时间大于3小时,那么第4小时满足这个时间条件,会执行一次,第5小时也满足这个时间条件也会执行一次,如此反复。那么这时就需要配合其他条件,让动作里的项目来否定掉条件里的项目,这样就不会继续执行下去了。

实例:已解决的工单大于5小时后状态变为已关闭,动作里的状态变成已关闭变化了条件里的状态是已解决,那么条件不再被满足,则不会无限循环执行下去。到所以到已解决后第6小时自动化会执行一次,状态变为已关闭,第7小时就不满足条件了,也就不再被执行了。


2. 如果条件里设置了基于时间的条件是等于某小时数,那么就不必设置否定某条件的动作了,因为在那个小时点上,只执行一次。

3. 自动化任务里必须要包含一项和时间相关的条件,否则自动化任务不会执行。


如果您的逻辑性不强,请交于您企业的技术部门协助配置,或者请求官方协助配置


执行动作配置

自动化任务的执行动作和触发器一样,只需设置好做什么事即可,提醒谁,设置什么字段为什么等。


提醒动作

发送邮件提醒

发送邮件提醒可以发送给您的客户也可以发送给客服和管理员,因为您的用户的账号都是邮箱,所有您可以给他们发送提醒邮件。邮件提醒是云客服平台的通用提醒方式。


发送短信提醒

您需要购买了短信套餐后才可以设置短信提醒,发送短信提醒的对象必须绑定手机号码后才能接收到短信提醒。


发送内部提醒

内部提醒主要是用来提醒客服和管理员的,您的客服和管理员可以在PC端和微信小助手上接收工单内部提醒。


特性

自动化是基于时间的操作,在配置时要防止循环执行某动作,避免多次发送提醒邮件。



您可以在本专题分类里查看到更多的自动化任务案例,如果您有配置上的问题可以向我们提交工单问题,我们会将您的问题总结成专题文档,供您阅读理解。


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